In diesem Artikel werden Sie als Unternehmer über die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) Zertifizierung, deren Aufgaben und gesetzlichen Normen sowie rechtlichen Grundlagen informiert.
Kassensysteme & TSE-Zertifizierung
Ab dem 01.01.2020 müssen alle Kassensysteme eine TSE Zertifizierung vorweisen. Durch die aktuelle Corona Krise wurde die Frist auf den 31.03.2021 verlängert. Bei einer Anschaffung nach dem 25.11.2010 muss die Umstellung bis Ende September erfolgt sein. Ist eine Umrüstung der aktuell genutzten Kassensysteme nicht möglich; gilt die Schonfrist bis zum 01.01.2023. Erst danach muss das neue System da sein.
Erfolgte die Anschaffung vor dem 25.11.2020 gelten folgende Regelungen. Falls das System nachrüstbar ist bleibt die Frist bis Ende September 2020 bestehen. Falls nicht nachgerüstet werden kann muss bis Ende September 2020 ein neues Kassensystem installiert sein.
Chronologie der Fristen
- 31.12.2023
– Ende der Übergangsfrist - 01.01.2020
– Auflagen für elektronische Kassensysteme
(Belegausgabe, Meldepflicht an die Finanzämter, TSE Maßnahmen)
– Einführung der Kassennachschau für alle Kassensysteme - 01.01.2018
– Unangekündigte Kassennachschau gemäß §146b AO der Finanzämter - 01.01.2017
– Aufbau der elektronischen Kassensysteme
– Aufbau der offenen Ladenkassen - 22.12.2016
– Eingänge- und Ausgänge tägliche dokumentieren
– Alle Buchungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitnah und gespeichert sein
– einige unangemeldete Kassennachschauen
Der Standpunkt der Anbieter von Kassensystemen
Alle Hersteller sind mit der Zertifizierung der Kassensysteme einverstanden. Auch wenn die Nachrüstung etwas Zeit benötigt und die BSI Zertifizierung etwas dauert. Das Zertifikat in den Händen zu halten bedeutet für den Anwender Seriösität des Produktes.
Schließlich verhindert die elektronische Absicherung Manipulationen und Steuerhinterziehungen und deckt die schwarzen Schafe in der Branche auf.
Was ist eine TSE Zertifizierung
Für eine TSE müssen mehrere Zertifizierungen durchgeführt werden. Eine Zertifizierung für das grundsätzliche Verhalten der Einrichtung gegenüber dem Aufzeichnungssystem (Kasse) und mehrere Sicherheitszertifizierungen. Diese überprüfen, wie manipulationsgeschützt die Systeme sind. Die TSE Kassensysteme erfassen, codieren, signieren und archivieren alle elektronischen Vorgänge im Kassensystem.
Das erfolgt in drei Schritten, die wie folgt aufgeteilt sind:
Speichermedium:
Alle Daten jeder TSE Kasse werden hier elektronisch abgesichert. Die Aufzeichnungen werden für den gesetzlich relevanten Zeitraum gespeichert und dokumentiert.
Sicherheitsmodul:
Die TSE Kassen werden systematisch und lückenlos dokumentiert. Manuelle Veränderungen sind nicht möglich.
Digitale Schnittstelle:
Die Daten werden über störungsfreie Schnittstellen an die zuständigen Behörden übermittelt. Alle elektronischen Datensätze werden von dem jeweiligen Finanzamt auf die Normkonformität der GoBD überprüft.
Was ist das „BSI“
Das BSI ist die zentrale Zertifizierungsstelle für die Sicherheit von IT-Systemen und IT-Technik. Diese ist in Deutschland für Computer- und Datensicherheit, Datenschutz zuständig. Auch bekannt als das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.
Das Augenmerk des BSI
Die Aufgaben des BSI liegen im Gesetz zur Stärkung der Sicherheit in der Informationstechnik des Bundes definiert. Eine Hauptaufgabe des Bundesamts besteht darin, zu vermitteln, dass die IT-Sicherheit in der Gesellschaft, der öffentlichen Verwaltung und in der Wirtschaft als ein wichtiges Thema wahrgenommen wird. Ebenso achtet das BSI darauf, dass entsprechende Sicherheitsmaßnahmen in den Unternehmen ergriffen werden und rechtliche Verordnungen umgesetzt werden.
Technische Richtlinien vom BSI
Das BSI hat spezielle Leitfäden herausgegeben.
Diese drei technischen Richtlinien gilt es für die Kassensysteme zu berücksichtigen:
- BSI TR-03116
- BSI TR-03151
- BSI TR-03153
Diese sind auf den jeweiligen IHK-Webseiten nachlesbar.
Braucht man jetzt überhaupt ein neues Kassensystem
Diese Frage, welche Sie sich als Unternehmer stellen werden ist kurz und knapp mit JA zu beantworten. Sie sind aus rechtlichen Gründen verpflichtet, sich um ein neues Kassensystem zu kümmern, welches normkonform und von dem jeweiligen Finanzamt akzeptiert ist. Sie sind verpflichtet zu überprüfen, ob das aktuelle System nachrüstbar ist und falls nicht müssen Sie sich um ein neues Einzelhandel Kassensystem mit TSE Zertifizierung bemühen. Die unbedingte Nachrüstung der Kassensysteme ist Pflicht.
Bestehende Kassensysteme müssen nachträglich mit einer TSE ausgestattet werden, sofern diese technisch umsetzbar ist. Ist keine Nachrüstung möglich und es liegen weitere Voraussetzungen vor, dürfen die Kassensysteme noch bis Ende 2023 weiterverwendet werden. Sobald das neue Kassensystem mit der TSE Zertifizierung geliefert wurde, ist der Gastronom verpflichtet, diese umgehend mit seiner Kasse zu nutzen. Generell gilt, dass die Kasse GoBD konform sein muss. Die GoBD formuliert die Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von elektronischen Daten, Dokumenten, Büchern, Bilanzen und vielen mehr in Ihrem Betrieb. Sollte die Kasse nicht mit einer TSE aufrüstbar sein, steigt die Wahrscheinlichkeit einer Kassenprüfung.
Rechtliche Grundlagen
Laut der KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) müssen Sie als Unternehmer ab dem 01.01.2020 Ihr Kassensystem auf das zertifizierte TSE System umgestellt haben. Wer seine Kassen mit einem TSE-Modul nachrüsten lässt, muss rechtzeitig verbindlich bestellt oder einen Einbau beauftragt haben; in Berlin, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz und Sachsen bereits bis zum 31. August 2019, in den anderen Bundesländern außer Bremen bis Ende September.
Der beauftragte Dienstleister muss bestätigen, dass ein Einbau bis zum 30. September 2019 nicht möglich ist. Alternativ zur klassischen Hardware -TSE können sich Unternehmer wie Sie für eine zertifizierte cloudbasierte Lösung entscheiden. In diesem Fall brauchen Unternehmer einen Beleg, dass für ihre Kassensysteme eine solche vorgesehen ist.
Achtung: In Rheinland-Pfalz und Thüringen bedarf es neben den o. g. Nachweisen einer rechtzeitigen Meldung beim zuständigen Finanzamt.
Reguläre Fristen & Fristverlängerungen
Die elektronischen Kassensysteme müssen bis spätestens zum 1.4.2021 über eine TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) verfügen – ansonsten wird die Kasse als nicht gesetzeskonform angesehen. Normkonform laut GoBD bedeutet Grundsatz ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von elektronischen Daten die in Ihrem Unternehmen anfallen.
Die reguläre Frist für die Umstellung der Kassensysteme lief am 31.03.2021 in allen Bundesländern aus.
Rechtliche Ausnahmen / Härtefallregelungen
Für Sie als Unternehmer greifen bei bestimmten Voraussetzungen besondere Regelungen, wie zum Beispiel:
- Erhebliche Liquiditätsengpässe
- Corona-Pandemie bedingt
- Lockdown
- Beanspruchung der Insolvenzaussetzung
- Supportprobleme der Lieferfirma
- Implementierungsprobleme; eigene Mitarbeiter oder fremde Mitarbeiter fehlen, um die Aufgabe umzusetzen
- Verfügbarkeit nicht zum Termin gewährleistet
- Hardware nicht verfügbar
- Cloud nicht verfügbar
Steuerliche Anforderungen an die Kassen
Seit 01.01.2017 dürfen schon Kassen genutzt werden, die sämtliche Einzelumsätze aufzeichnen und speichern. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Innerhalb dieser Zeitspanne müssen alle Belege lesbar und maschinell auswertbar sein. Betriebsprüfer werden speziell geschult, um Bediener, Preise, Artikel, Berichtswesen, Unterdrückung von Daten sowie Speicherinhalten zu erkennen.
Viele Betriebsinhaber wissen nicht welche Daten genau dokumentiert werden müssen, deshalb gibt es Merkblätter „Kassenführung“ und „offenen Ladenkasse“, um sich zu informieren. Sollten Daten erst gar nicht gespeichert, versehentlich überschrieben oder gelöscht worden sein, wird es ernst für Sie als Unternehmer. Das führt zu einer sogenannten Kassenschätzung, die normalerweise deutlich über den realen Einnahmen angesiedelt ist.
Strafen:
- Bußgelder
- Steuernachforderungen
Auswirkungen der einzelnen Strafen:
- Bußgelder können in einer Höhe von Euro 2.500,00 bis Euro 250.000,00 liegen.
- Die Höhe von Steuernachforderungen sind für Sie nicht sofort ersichtlich.
- Es können für Sie enorme Kosten sein.
Beide Maßnahmen einzeln oder kombiniert können Sie als Unternehmer in ernste, wirtschaftliche und finanzielle Probleme bis hin zur Geschäftsaufgabe zwingen.
Anbieter mit TSE – Zertifizierung auf dem Markt
Zertifizierte Hardware-TSE-Lösungen
- Swissbit Germany AG
- cv cryptovision GmbH
- Utimaco IS GmbH
Zertifizierte Cloud-TSE-Lösungen
- D-TRUST GmbH
Aktuelle Anbieter, die bereits zertifiziert sind:
- ready2order
- Lightspeed
- iZettel
- Tillhub
- Paymash
- Quickbon
- HelloCash
- Gastronovi
- Orderbird
- LocaFox
- Vectron
Alle aufgelisteten Unternehmen bieten die Kassensysteme mit TSE Zertifikatsgarantie an. Sie als Unternehmer können aus einer großen Anzahl wählen.
Weitere Anbieter sind:
- SimpleDelivery
- Duratec
- POSmatic
- Anker
- SGS
- Comarch ERP XT POS
- Order smart
- PAPU.io
- Kasse Speedy
- HioPOS
- POSSUM
- Quorion
- flour
Es wird darauf hingewiesen, dass alle Anbieter auf ihren Webseiten auf die Normkonformität hinweisen. Es werden noch weitere Anbieter mit der Zeit durch das BSI zertifiziert werden.
Zertifizierte BSI Lösungen
Sie können bereits zwischen folgenden BSI zertifizierten Varianten wählen. Sie als Geschäftsbetreiber haben somit die Auswahlmöglichkeit und können das Kassensystem aussuchen, welches für Ihren Betrieb am besten geeignet ist.
- Businesslösungen
- Hardware Lösungen
- Cloud Lösungen
Hardware versus Cloudzertifizierung
Hardware Systeme sind für Sie als Unternehmer bereits in ausreichender Menge vom BSI zertifiziert worden. Daher sollte die Umstellung von Kassensystemen, die nicht vom Internet abhängig sind, kein Problem darstellen. Bei den Cloudvarianten sieht es etwas anders aus. Es wurden bisher nur einige wenige Anbieter von der BSI mit einem Zertifikat versehen.
Für Sie als Betriebsinhaber ist es wichtig, bei Änderungen der sicherheitstechnischen Voraussetzung immer auf dem laufenden zu sein.
Informationen können Sie sich immer bei Ihrem zuständigen Finanzamt und der IHK erfragen. Beide Einrichtungen geben rechtsverbindliche Richtlinien und technische Leitfäden für Unternehmer wie Sie heraus.
Mit der Einhaltung der Richtlinien und Leitfäden sichern Sie sich Ihre berufliche Existenz. Genauso wie die Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.
